Как выглядит образец журнала регистрации доверенностей? Скачать форму для работы в Excel

Зачастую руководители многих крупных организаций не имеют возможности лично осуществлять встречи с поставщиками, торговыми агентами и иными лицами с которыми приходится взаимодействовать в рамках хозяйственной деятельности, поэтому обычно данную функцию делегируют другим сотрудниками фирмы.

При этом важным моментом является ведение строго учета всех лиц, кому было поручено, к примеру, получить ТМЦ, посредством оформления доверенности.

Давайте поговорим о том, как выглядит журнал регистрации доверенностей.

Скрыть содержание

• Что такое журнал регистрации и учета доверенностей?
• С какой целью ведется?
• Кто должен заполнять?
• Содержание документа
• Сколько хранится?

Что такое журнал регистрации и учета доверенностей?

Согласно ГК РФ (ч.1 ст.185) под доверенностью понимается полномочие, выданное в письменном виде одним лицом другому, которое должно представлять интересы перед третьими лицами (к документам какого рода относится доверенность?). Также ГК РФ регулируется регламент, промежуток времени и основные последствия, которые может повлечь за собой выдача и отзыв доверенностей (ст.185—189).

Для исключения хищений и неправомерных действий сотрудников любая организация обязана вести учет данных документов при помощи регистрации всех доверенностей в специальном документе под названием – журнал доверенностей.

Если несвоевременно выдана доверенность на закупку материалов, может остановиться все производство. Или же, к примеру, если она не вовремя отозвана и попала в руки к сотруднику, которого уже уволили, тогда есть риск, что в отместку он заключит от имени компании невыгодный контракт или же вовсе начнет действовать в интересах конкурентов.

С какой целью ведется?

Условно основные цели и задачи, которые преследуются при ведении журнала можно свести к следующим пунктам:

1. для регистрации выданных доверенностей и расписки сотрудника о получении;
2. для своевременной выдачи доверенности;
3. для своевременного отзыва, выданных доверенностей;
4. для своевременного мониторинга движения доверенностей.

Регистрация доверенностей позволяет документу приобрести юридическое действие. Пока доверенность не оформлена соответствующим образом в журнале, ей не присвоен порядковый номер, она является не действительной.

Кто должен заполнять?

Как правило, структурное подразделение, ответственное за ведение журнала регистрации доверенностей закрепляется внутренним документом организации (Приказом директора). Учет документов на получение ТМЦ и на представление интересов фирмы должно осуществляться обособленно.

Основные требования по регистрации данного типа журналов содержатся в Инструкции МФ РФ от 1967 года. Регистрацию доверенностей на представление интересов организации может осуществлять юридический отдел или служба ДОУ.

Если организация с небольшой численностью работников, то в таком случае регистрацию всех доверенностей осуществляет бухгалтерия или в случае ее отсутствия отдельный бухгалтер. Обычно журнал заводится на год. При этом он прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью компании. Все страницы нумеруются, вырывать их или делать какие-либо исправления запрещено.

Если произошла ошибка и необходимо внести корректировку, то соответственно уполномоченный по ведению журнала исправляет ошибку и заверяет ее подписями руководства.

Стоит знать, что в случае, если в организации практикуется регулярное получение ТМЦ под расписку, то их регистрацию можно осуществлять заранее в журнале.

Содержание документа

Существует утвержденная модель журнала, в котором осуществляется регистрация расписок (Пост. Госкомстата СССР от 28 декабря 1989 года No241). Обычно такая форма используется при его ведении на бумажном носителе.

Однако сегодня во время активного развития технологий данный учет можно также вести в «Excel» или же при помощи специальных программных продуктов. Как правило, программами активно пользуются весьма крупные предприятия, изобилующие количеством выданных расписок.

Использование программ для ведения журнала позволит значительно ускорить данный процесс, а также более внимательно мониторить движение доверенностей, что почти на 99% исключит возможность допущения ошибки.

Итак, стандартный вид журнала должен иметь следующие основные данные:

• порядковую нумерацию всех расписок;
• число, месяц и год, когда была выдан документ;
• период времени, на который она распространяет свое действие;
• фамилия, имя и отчество лица, которому было предоставлено письменное право, осуществлять действия от лица организации, а также занимаемая им должность;
• основные реквизиты поставщика, от которого ожидается приход ТМЦ;
• реквизиты документа, выступающего основанием передачи ТМЦ (например, договор купли-продажи);
• подпись лица, которому выдали расписку;
• отметка об исполнении (обычно тут фиксируется номер и дата накладной по которой пришел товар или иные ценности от поставщика).

Журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. При этом доверенное лицо обязано каждый раз после получения ТМЦ (вне зависимости частями или полностью) приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение возложенного задания и сдачу ценностей на склад.

После того, как все завершилось лицо обязано предоставить накладную по которой делается соответствующая запись в журнале, а также выписывается приходный ордер.

Если доверенность не использована то, она должна быть возвращена не позднее суток, спустя истечения ее срока. По ней делается пометка в журнале в графе «Отметка о выполнении». Там пишется «Не использована». Неиспользованные доверенности хранятся до конца года, а затем ликвидируются с составлением специального акта.

• Скачать бланк журнала регистрации доверенностей
• Скачать образец журнала регистрации доверенностей

Сколько хранится?

Для журналов регистрации документов, дающих право осуществлять действия от имени компании, срок хранения составляет 5 лет. При этом его отсчет начинается с момента завершения ведения данного журнала.

Однако отдельные виды доверенностей могут храниться и больше времени. Например, если он идут в приложении к каким-либо протоколам с совещаний, собрания акционеров и иные события, происходящие в организации.

Таким образом, каждая организация с целью избегания ошибок, мошенничества со стороны сотрудников и иных неприятных инцидентов обязана вести учет всех доверенностей, которые выдаются в течение года.