Какие сроки рассмотрения жалоб в книге жалоб и предложений существуют? Период рассмотрения замечаний и отзывов, а также ответы на них

Книга жалоб и предложений – документ, который обязательно должен быть в предприятии, оказывающем услуги или продающем товары.

В ней отражаются претензии посетителей, их благодарности и предложения.

Никаких особых правил ведения нет, кроме того, что книга должна быть пронумерована, прошита, заверена подписью руководства. Также в ней должны быть ответы на все записи.

Законом установлены определенные сроки рассмотрения записей.

Если период нарушается, клиент вправе обратиться в вышестоящие органы.

Скрыть содержание

• Сведения из закона
• Сроки рассмотрения
С какого момента начинается отсчет времени?     Положительные и отрицательные отзывы    
• Могут ли передвигать границу сроков?
• Из-за чего может возникнуть задержка?
• Если ответа нет

Сведения из закона

Есть несколько постановлений, регламентирующих сроки рассмотрения и ведение книги отзывов.

• В Правилах, утвержденных Правительством № 55 (от 19.01.1998 года) говорится о том, что книга должна находиться в каждом предприятии и выдаваться по первому требованию посетителя. Также в них указан формат ведения книги. Правила прошивания, нумерации, и простановки подписей.
• Вторым регламентирующим документом является соответствующая инструкция. В этом документе прописаны временные пределы рассмотрения жалоб, правила рассмотрения и т.д.

  Первичная жалоба должна быть рассмотрена в течение двух дней, ответ обязательно должен быть отправлен заявителю в течение 5 рабочих дней. В сложных ситуациях, которые требуют внутреннего расследования или выяснения обстоятельств, период может быть продлен до 15 дней.

• Также некоторые периоды регламентируются Законом от 07.02.1992 N 2300-1. В 22 пункте закона говорится о том, что в государственных учреждениях рассмотрение занимает 10 дней. Продление возможно до месяца.
• Также регламентируются сроки по удовлетворению конкретных требований (например, вернуть товар) законом «О защите прав потребителей». В нем говорится, что удовлетворить претензию нужно в течение 10 дней, в сложных случаях возможно продление до месяца.

Сроки рассмотрения

Период рассмотрения может быть разным в зависимости от ситуации.

1. Прочитать отзыв должен непосредственный начальник сразу, как у него появится возможность. Но срок не может превышать два дня. Если начальник не может прочитать отзыв в течение этого периода, то рассмотрением занимается его заместитель. Если нет заместителя, то рассматривает жалобу любой человек, занимающий руководящую должность в компании.
2. После прочтения претензии на нее необходимо отреагировать. Максимальный период составляет 5 дней. Если дело не касается конкретных требований. Жалоба, составленная по существу, выражающая недовольство продуктом, качеством работы сотрудника или услугой, может рассматриваться до 15 дней.

   При этом в пятидневный срок потребитель должен быть оповещен о причинах задержки с ответом. В течение 15 дней, жалоба должна быть удовлетворена.

Если жалоба не требует внутреннего расследования, то меры должны быть приняты сразу. Например, при доказанной грубости сотрудника санкции к нему должны быть применены сразу. Если ситуация неясная или требует разбирательства, то ответ составляется в течение 15 дней.

Стоит отметить, что жалобы, содержащие конкретные требования (возврат товара или денег) рассматриваются в сроки, указанные в законе «О защите прав потребителей». То есть в течение 10 дней.

С какого момента начинается отсчет времени?

При составлении отзыва потребителю необходимо указывать свои контактные данные, ФИО, и дату составления.

Именно от даты составления начинается отсчет времени, в течение которого должна быть рассмотрена и удовлетворена претензия.

Если не указана дата и подпись, то руководство может пренебречь рассмотрением отзыва, или вовсе отказаться его рассматривать.

Такое часто бывает с анонимными жалобами.

Положительные и отрицательные отзывы

В законе не указаны различия в сроках для положительных и отрицательных отзывов. С точки зрения закона они равны. На практике, положительные отзывы рассматриваются сразу после прочтения. Они не требуют разбирательств. Соответственно, период не может быть продлен. То есть ответ на положительный отзыв потребитель получит в течение 5 рабочих дней.

Могут ли передвигать границу сроков?

Как было сказано выше, рассмотрение сложных ситуаций может занимать больше времени. Иногда, руководителю требуется провести внутреннее расследование, посмотреть записи с видеокамер, пообщаться со свидетелями.

Некоторые жалобы могут иметь веские основания для заведения уголовного или административного дела. Поэтому период может быть продлен до 15 дней. Сюда относятся жалобы на качество обслуживания сотрудника, недовольство скоростью обслуживания и т.д.

Если в жалобе есть конкретное требование: вернуть товар, обменять товар, вернуть деньги и т.д, то претензия подпадает под действие закона «О защите прав». В этом случае рассмотрение может занять до месяца.

Из-за чего может возникнуть задержка?

По объективным причинам задержка может произойти только в случае, когда ситуация сложная.

Например, руководству для уточнения ситуации нужно посмотреть записи с камер видеонаблюдения. Доступ к камерам может предоставить только руководитель службы безопасности. Его может не быть на месте, тогда произойдет задержка с ответом.

Или, например, посетитель обвиняет продавца в краже. Это является уголовным преступлением. Поэтому разобраться за небольшой период времени невозможно.

Потребитель должен получить ответ максимум через 15 дней. Причем через 5 дней, его должны оповестить о том, что жалоба находится на рассмотрении и конечный ответ будет дан через 15 дней.

Если ответа нет

Если все возможные сроки истекли, но ответа не последовало, потребитель вправе обратиться в вышестоящие органы. Такими органами могут выступать Роспотребнадзор, общество по защите прав потребителей, в серьезных случаях можно обратиться в прокуратуру.

В любом случае, прежде чем идти в контролирующие органы, лучше попытаться получить письменный ответ от руководства. Если начальник компании на контакт не идет, клиент имеет полное право обращаться к вышестоящим органам.

Таким образом, ответ на стандартную претензию дается в пятидневный период, в сложных ситуациях может продлеваться до 15 дней. Если в претензии указаны конкретные требования, то в течение 10 дней ответ будет получен, в сложных ситуациях допускается продление до месяца.