Пошаговая инструкция: как заполнить титульный лист книги отзывов и предложений. Образец документа
Журнал для отзывов и предложений является важным документом, который обязательно должен находиться в организациях, которые занимаются торговлей или предоставляют какие-либо услуги.
Оформляется этот документ по определённым установленным правилам (регламент №346, зафиксированный в 1973 году).
Рассмотрим подробно, как происходит оформление.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу юридическую проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
- Какая информация находится на титульном листе?
- Кто должен заполнять графы?
- Пошаговая инструкция: как составить?
- Что писать на первой странице?
- Возможные ошибки
Какая информация находится на титульном листе?
Титульный лист книги отзывов и предложений представляет собой следующую информацию:
- наименование документа (книга отзывов и предложений);
- название компании с правовой формой (ООО, ОАО, ПАО и т. д.);
- где зарегистрирована книга;
- дата, печать и подпись директора компании.
Оборот титульного листа имеет отметку о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.
Первая страница книги предложений и отзывов содержит регламент по ведению и заполнению этого документа. Здесь же содержится информация о правилах предоставления книги потребителям. В случае, если информация имеет большой объём, то её можно расположить на 2 и 3-м листах.
Скачать образец титульного листа книги отзывов и предложений
Кто должен заполнять графы?
Ответственным лицом за оформление и ведение книги всегда является руководитель (генеральный директор компании). Соответственно, титульный лист и первую страницу также оформляет именно он. Но заполнять графы может не именно он.
Справка! В малых организациях (ИП или ООО с небольшим штатом работников), как правило, книгой жалоб и предложений занимаются сами директора.В более крупных компаниях для заполнения, оформления и отслеживания сообщений потребителей могут быть назначены определённые лица. На некоторых предприятиях работают специальные отделы, которые работают в области улучшения обслуживания, маркетинга и т. д. Соответственно, в таком случае уполномоченные лица будут оформлять журнал для сообщений клиентов и заполнять его.
Пошаговая инструкция: как составить?
Как заполнить титульный лист книги отзывов и предложений?
- Покупаем готовый журнал для фиксации отзывов клиентов в канцелярском магазине.
- Пишем посередине название документа: книга отзывов и предложений. Далее прописываем наименование компании, например:
Книга отзывов и предложений
ООО «Мария и Павел».
- Строка, где зарегистрирована книга, пишется наименование органа регистрации (о том, где и как регистрируют документ, мы рассказывали тут). Следом ниже строчкой ставится дата, оттиск печати и подпись руководителя.
- На обороте титульного листа пишется фраза: книга имеет ___прошнурованных и пронумерованных страниц. В пустое место вписывается количество страниц в книге.
Например, Книга содержит 40 прошнурованных и пронумерованных страниц.
Что писать на первой странице?
- Регламент (инструкция) ведения и заполнения книги должен быть чётким, понятным и подробным, чтобы у потребителей не возникало лишних вопросов. Здесь должны быть прописаны все пункты по заполнению, например:
- при заполнении книги следует указать свои контактные данные для передачи ответа руководства, а именно: телефон, ФИО и адрес;
- анонимные жалобы и иные сообщения администрация не рассматривает;
- в книге запрещено фиксировать оскорбления и другую информацию, противоречащую законодательству РФ;
- запрещено портить, выдирать листы или рисовать в книге жалоб и предложений;
- и другие пункты, которые руководство считает нужными прописывать.
Если правил по заполнению много, можно перенести и заполнить вторую страницу.
- Далее прописываем правила предоставления документа, а именно, что книга должна находиться на видном месте. Пи первом требовании потребителем книги отзывов, она должна моментально передаваться ему в руки вместе с ручкой (что делать если продавец отказывается предоставить книгу жалоб читайте здесь). Также потребителю предлагается удобное место, где он может расположиться и спокойно описать ситуацию (конфликт, или положительные эмоции).
Скачать образец заполнения первой страницы книги отзывов и предложений
Из наших отдельных публикаций вы сможете узнать о том, как правильно оформить книгу жалоб по образцу, где и как ее прошить, как правильно ответить на замечание и предложение.Возможные ошибки
Допущение ошибок, неточностей и прочего в книге отзывов и предложений запрещено. Это очень серьёзный документ на предприятии. Однако некоторые люди, всё таки, допускают ошибки, а именно:
- некорректно указывают название предприятия, либо его правовую форму (например, вместо ООО, пишут – ОАО и т. д.);
- неверно нумеруют страницы и заполняют оборотную сторону титульного листа также не корректно (согласно допущенным ошибкам изначально в нумерации);
- перечёркивают и правят, рисуя цифра на цифре и т. д.
Внимание! Ошибки в журнале для отзывов, а также отсутствие самого журнала может привести к неприятным последствиям. Компании могут наложить серьёзный штраф проверяющие инстанции.Поэтому к оформлению нужно отнестись серьёзно и внимательно.
О том, как заполнить документ и не допустить распространенных ошибок, мы рассказывали в этом материале.
Подводя итоги, можно сделать вывод: журнал для жалоб и предложений – это серьёзный документ компании, к оформлению и заполнению которого следует подойти ответственно. Ошибки и исправления в документе не допустимы. Формируя инструкцию по заполнению для потребителей, необходимо чётко и понятно разъяснить каждый пункт, чтобы людям было всё понятно.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу юридическую проблему - позвоните прямо сейчас:
8 (800) 302-76-94
Это быстро и бесплатно!