Пошаговая инструкция: как заполнить титульный лист книги отзывов и предложений. Образец документа

Журнал для отзывов и предложений является важным документом, который обязательно должен находиться в организациях, которые занимаются торговлей или предоставляют какие-либо услуги.

Оформляется этот документ по определённым установленным правилам (регламент №346, зафиксированный в 1973 году).

Рассмотрим подробно, как происходит оформление.

Скрыть содержание

• Какая информация находится на титульном листе?
• Кто должен заполнять графы?
• Пошаговая инструкция: как составить?
• Что писать на первой странице?
• Возможные ошибки

Какая информация находится на титульном листе?

Титульный лист книги отзывов и предложений представляет собой следующую информацию:

• наименование документа (книга отзывов и предложений);
• название компании с правовой формой (ООО, ОАО, ПАО и т. д.);
• где зарегистрирована книга;
• дата, печать и подпись директора компании.

Оборот титульного листа имеет отметку о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Первая страница книги предложений и отзывов содержит регламент по ведению и заполнению этого документа. Здесь же содержится информация о правилах предоставления книги потребителям. В случае, если информация имеет большой объём, то её можно расположить на 2 и 3-м листах.

Скачать образец титульного листа книги отзывов и предложений

Кто должен заполнять графы?

Ответственным лицом за оформление и ведение книги всегда является руководитель (генеральный директор компании). Соответственно, титульный лист и первую страницу также оформляет именно он. Но заполнять графы может не именно он.

В более крупных компаниях для заполнения, оформления и отслеживания сообщений потребителей могут быть назначены определённые лица. На некоторых предприятиях работают специальные отделы, которые работают в области улучшения обслуживания, маркетинга и т. д. Соответственно, в таком случае уполномоченные лица будут оформлять журнал для сообщений клиентов и заполнять его.

Пошаговая инструкция: как составить?

Как заполнить титульный лист книги отзывов и предложений?

1. Покупаем готовый журнал для фиксации отзывов клиентов в канцелярском магазине.
2. Пишем посередине название документа: книга отзывов и предложений. Далее прописываем наименование компании, например:

   Книга отзывов и предложений

   ООО «Мария и Павел».

3. Строка, где зарегистрирована книга, пишется наименование органа регистрации (о том, где и как регистрируют документ, мы рассказывали тут). Следом ниже строчкой ставится дата, оттиск печати и подпись руководителя.
4. На обороте титульного листа пишется фраза: книга имеет ___прошнурованных и пронумерованных страниц. В пустое место вписывается количество страниц в книге.

   Например, Книга содержит 40 прошнурованных и пронумерованных страниц.

Что писать на первой странице?

1. Регламент (инструкция) ведения и заполнения книги должен быть чётким, понятным и подробным, чтобы у потребителей не возникало лишних вопросов. Здесь должны быть прописаны все пункты по заполнению, например:
   • при заполнении книги следует указать свои контактные данные для передачи ответа руководства, а именно: телефон, ФИО и адрес;
   • анонимные жалобы и иные сообщения администрация не рассматривает;
   • в книге запрещено фиксировать оскорбления и другую информацию, противоречащую законодательству РФ;
   • запрещено портить, выдирать листы или рисовать в книге жалоб и предложений;
   • и другие пункты, которые руководство считает нужными прописывать.

   Если правил по заполнению много, можно перенести и заполнить вторую страницу.

2. Далее прописываем правила предоставления документа, а именно, что книга должна находиться на видном месте.  Пи первом требовании потребителем книги отзывов, она должна моментально передаваться ему в руки вместе с ручкой (что делать если продавец отказывается предоставить книгу жалоб читайте здесь). Также потребителю предлагается удобное место, где он может расположиться и спокойно описать ситуацию (конфликт, или положительные эмоции).

Скачать образец заполнения первой страницы книги отзывов и предложений

Возможные ошибки

Допущение ошибок, неточностей и прочего в книге отзывов и предложений запрещено. Это очень серьёзный документ на предприятии. Однако некоторые люди, всё таки, допускают ошибки, а именно:

• некорректно указывают название предприятия, либо его правовую форму (например, вместо ООО, пишут – ОАО и т. д.);
• неверно нумеруют страницы и заполняют оборотную сторону титульного листа также не корректно (согласно допущенным ошибкам изначально в нумерации);
• перечёркивают и правят, рисуя цифра на цифре и т. д.

Поэтому к оформлению нужно отнестись серьёзно и внимательно.

О том, как заполнить документ и не допустить распространенных ошибок, мы рассказывали в этом материале.

Подводя итоги, можно сделать вывод: журнал для жалоб и предложений – это серьёзный документ компании, к оформлению и заполнению которого следует подойти ответственно. Ошибки и исправления в документе не допустимы. Формируя инструкцию по заполнению для потребителей, необходимо чётко и понятно разъяснить каждый пункт, чтобы людям было всё понятно.